Neste artigo, vou falar sobre a escolha do Buffet, serviço especializado em fazer a festa de recepção de seus convidados, um dos itens mais delicados e caros do planejamento.
Você deve começar a pesquisar sobre o Buffet com um bom prazo de antecedência, no meu casamento, começamos, minha noiva e eu, a pesquisar com 10 meses de antecedência.
Nos próximos parágrafos, vou apresentar um passo a passo de sucesso para a escolha de seu Buffet, afinal, foram os passos que desenvolvi na escolha do Buffet de meu casamento, cuja festa foi um sucesso.
Primeiro, eleja alguns buffets de sua cidade ou cidades vizinhas de fácil acesso e faça um orçamento, tendo em mente o número de convidados que pretende chamar. Peça o orçamento mais elaborado e completo que eles puderem oferecer. Solicite ao buffet, que especifique todos os itens inclusos no serviço e seus valores.
Com este dado em mãos é possível mentalizar como será a recepção. Também vai te ajudar a separar aquilo que é relevante daquilo que será exagerando, e portanto supérfluo, elevando apenas o preço pago ao Buffet. Outra vantagem em se ter um orçamento do buffet discriminado e com os valores em mãos, é que você pode comparar esses preços com o de fornecedores de itens individuais, como o bolo, os doces, a decoração, entre outros.
Compare este orçamento com o de outros Buffets, fora de sua cidade. No meu casamento, minha noiva encontrou um Buffet, cuja sede se localizava em uma cidade 150km distante do local de nossa recepção, que oferecia um serviço infinitamente melhor e 60% mais barato! Contratamos e não faltou nem comida e nem bebida! Foi muito legal! Além disso, o atendimento foi superior, da hora que conhecemos a equipe até o final da festa…
Qual é o segredo? Quanto maior o Buffet e maior a cidade na qual ele está localizado, menor é seu custo operacional e maior será a sua concorrência. Por isso, podem cobrar valores mais justos, e melhores serão suas chances de conseguir um desconto.
Outra coisa que descobri e que ajudou na hora de fechar o contrato de prestação de serviços com o Buffet da festa de casamento: Todo Buffet, trabalha com uma taxa de segurança, que varia entre 10% e 15% sob o número total de convidados que você informou na hora do orçamento. Ou seja, se você fizer uma festa para 500 pessoas, o Buffet garante seus serviços para atender entre 550 – 575 pessoas, sem lhe cobrar nada além do programado. Sabendo disso, na hora de informar o número de convidados, para pedir seu orçamento, reduza entre 10% e 15%.
Mais como fazer para descobrir qual é a margem de segurança do Buffet? Isso é fácil! Basta você perguntar: Se eu convidar 200 pessoas para o meu casamento, e for mais que isso, quantas pessoas vocês conseguem atender sem faltar nada? Eu preciso pagar por isso?
Caso o Buffet fale que você precisa pagar, pense duas vezes em contrata-lo, pois você pode estar frente a um fornecedor “estrelinha” ou “oportunista”, já que tudo relacionado a casamento parece ser mais caro!
Isso não é trapacear! Você não está dando golpe no Buffet. Acontece que a quantidade de alimentos e bebidas que eles levam sempre sobram e vai para o lixo, porque eles compra em grande quantidade, baseando-se em cálculos de kg por pessoa, no caso dos alimentos e litros por pessoa, no caso das bebidas. A questão é que cada pessoa consome quantidades diferentes, equilibrando essa conta. Sempre sobra!
Peça ao Buffet que deixe você conhecer seus pratos, e se possível, vá em uma ou duas festas onde eles estejam trabalhando para ver como é o serviço oferecido. Nesta visita, onde você acaba sendo um penetra na festa, tente avaliar:
- Higiene do ambiente;
- Traje dos funcionários: gorro, máscaras, avental, sapato fechado (essas coisas);
- A forma como os alimentos e bebidas estão acondicionados;
- Utensílios;
- Veja também, a qualidade do óleo utilizado nas frituras, veja se ele não é escuro, se for, estão usando óleo da festa da semana passada, descarte o Buffet.
Não chegue no início da festa, veja que horas ela começa e vá 3 horas após o início, assim você pega o auge dos comes e bebes, podendo avaliar também, a eficiência do Buffet, se as mesas estão sendo bem servidas e se restos de comida e copos sujos não estão se acumulando e tampando os convidados. Veja também como está o transito na cozinha, no momento da pressão. Se o clima for de guerra, saída de fininho e procure outro Buffet para festa do seu casamento.
Se o Buffet passou em todos os quesitos, está na hora de fechar o contrato! Negocie o preço, fale que você está trabalhando com um orçamento fixo. Veja a sugestão deles mediante o preço de seu orçamento, é claro, se ele for inferior ao preço que eles lhe informaram a princípio. Antes que eles lhe façam sugestão, exponha várias formas de pagamento, para mostrar que dentro daquele valor, dinheiro não é problema para você. Empresas variam seus preços em decorrência do risco, se você oferece menos risco, os preços serão melhores.
Por fim, “chore” um arredondamento no valor. Por exemplo: Se o valor total ficou em R$XX.750,00 ou próximo disso, peça para arredondar para R$XX.500,00. Se está em torno de R$XX.250,00, ai você pede para tirar os R$250,00. Ou peça para acrescentar alguma coisa que você queria muito e acabou tirando por causa do valor e arredonde para cima, por exemplo, de R$XX.750,00 para R$XX.750,00 + R$250,00.
Peça para o Buffet, descrever detalhadamente tudo o que ficou conversado no contrato e fique atento ao item do contrato que fala sobre as penalidades que o Buffet sofrerá se não cumprir com suas obrigações, pois você é honesta e seu noivo também e vice-versa, o Buffet, tem que ser um posso de honestidade! Quanto mais punições legais o Buffet impor a si mesmo no contrato, mais seguro ele se considera.
Seguindo estas dicas, você vai conseguir contratar um ótimo serviço e terá uma festa inesquecível.
Considere os seguintes itens como indispensáveis no fornecimento de um Buffet para casamento:
- Cozinha (material necessário para o trabalho da equipe);
- Utensílios utilizados no dia;
- Equipe de garçons;
- Prato de entrada: Salgados diversos;
- Mesa de alimentos fixa: mesa mineira mesa de cozinha japonesa, mesa de caldos, mesa de massas leves, mesa de frios (é claro que não precisa ser todas ao mesmo tempo);
- Prato principal, que pode ter ou não de acordo com a fartura dos itens acima;
- Bebidas a vontade, incluindo refrigerante, água, cerveja, espumante ou vinho. Alguns noivos compram whisky no freeshop para a festa;
- Doce;
- Bolo.
Nota: Caso contrate algum item extra, que não esteja no orçamento do Buffet, mais que ele ofereça, deixe acertado com antecedência, que eles vão administrar os produtos no dia da festa. Normalmente isso não é cobrado a parte.